Excelが難しく感じる原因のひとつである直感的なわかりづらさについてまとめました。
Excelは直感的にわかりづらい？
表示データと実データの違いを理解する
Excelを使い始めたばかりの人に特に注意してもらいたい点ですが、目に見えている「表示データ」と、関数のようにExcel内で持っている「実データ」の2つが存在することを理解しましょう
まず以下の図をご覧ください。
この図ではA列、B列、C列のすべてに、10、20、30と表示されていますが、実はExcel内で保持しているデータの意味合いが異なります。
それぞれのセルの保持しているデータを確認すると以下のようになっています。
memoの箇所にも記載をしていますが、1行目はすべて「文字列」、2行目はすべて「数値」、3行目はすべて「計算式・関数」となっています。
シート上に示されている値がすべて同じではない、ということが理解いただけたかと思います。
文字列と数値の違いを理解する
文字列は、Excel内では文字として認識されているデータで、初期設定であれば、セルに表示される際は左揃えになります。
一方で、数値は、計算対象となるデータで、初期設定であれば、右揃えになります。
なお、初期設定では左揃え、右揃えとなりますが、文字の配置は変更できます。
文字列の左揃えは判別をしやすくするためなので、文字の配置は変更しない方がよいでしょう。
見間違えないための方策は？
文字色の塗分け
財務モデリングなど作成していた際には、文字の色を塗り分けることで対応をしていました。
| 文字の色 | 意味合い |
|---|---|
| 青色 | 数値や文字をベタ打ちしているセル |
| 黒色 | 計算式や関数などで計算をしているセル |
| 緑色 | 他のシートから参照しているセル |
ただ、財務モデリングの場合は、同じ行には同じ計算式などの作成のルールがあるのでわかりやすく、塗り分けしやすくしている点も留意が必要です。
整理整頓されていないワークシートで塗り分けをすると塗分けの作業や見た目などがひどくなるでしょう。
数値の書式で確認
数値の書式をクイックアクセスツールバーに追加しておくことも有効でしょう。
対象となるセルの書式を確認することができます。
詳細は、クイックアクセスツールバーの記事でもまとめましたので、そちらも併せてご覧ください。
その他に気づきにくい違いは？
まったく同じではないものの、微妙な違い、見落としやすい違いについてよくあるパターンをまとめました。
注意が必要なのは、全角と半角の違いや、スペースの有無、漢字の読みあたりでしょうか。
全角と半角の違い
当然ですが、文字の全角と半角も異なる文字として認識されているので、入力・集計などの際は注意が必要です。
K列に、I3とJ3の範囲を対象に半角の「A」を対象に数を数えるように関数を組みました。
半角と全角は区別されるので、半角のAは1つという結果が返ってきました。
関数以外のフィルターなどでも同様ですので、全角と半角の区別に注意が必要です。
スペースの有無
見落としがちなのがスペースなどの有無です。
上のふたつは、一見全く同じように見えますが、スペースありは文字列の末尾に半角のスペースが入ってしまっています。
意外と起こりやすいミスで、例えば、なにかからコピペをしたりした際に入り込んでしまうなどあります。
漢字の読み（余談）
漢字の読みは、入力時のデータを保持しています。
例えば、表に「海」という文字が表示されていますが、これをPHONETIC関数でフリガナを抽出すると、「ウミ」に紛れて「カイ」があることがわかります。
昔のExcelのバージョンでは、「海（ウミ）」と「海（カイ）」が区別されて集計・フィルタリングされていたように記憶していますが、最近はあまり大きな問題はなさそうな印象でしたので、余談としています。
いずれにせよ、入力間違いを防ぐためにも、データの入力規則などを活用したいですね。
データの補正の仕方は？
文字列と数値が入り混じっていると、関数でうまく集計できないなどの不具合が発生することがあります。
集計の際にはデータを補正する必要がありますが、そのやり方については別途、Udemyのオンライン講座でまとめているので、よろしければそちらもご覧ください。
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今回は、ここまで～。最後まで読んでいただいた方、ありがとうございます。
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